Artigo de Haward- Existem muitos fatores que podem colaborar para alguém atingir o sucesso. Mas aqueles que o conseguem – sobretudo os mais introspectivos – têm uma característica comum que costuma ser subestimada: a capacidade de escrever com clareza.
- Escolha o formato certo:
Antes mesmo de iniciar a comunicação de uma ideia, é preciso escolher o melhor formato para entregar as informações. “Se você estiver compartilhando pesquisas envolvendo dados complexos, um PowerPoint exibindo gráficos e imagens pode ser o melhor formato”, exemplifica Han.
Decisões de gerenciamento, por sua vez, merecem um e-mail bem detalhado. Já os bullet points são uma boa escolha para que os leitores se concentrem e absorvam as informações.
“Você também pode usar o método ‘STAR’: situação, tarefa, ação e resultado”, acrescenta. “Para discussões como atualizações de progresso ou coleta de feedback, um e-mail curto ou uma visita pessoal geralmente é suficiente.”
- Evite jargões:
Se a mensagem exceder uma página, anexe um documento com todas as informações e use o corpo do e-mail apenas para fornecer destaques tópicos.siglas de setor e mercado, mesmo que você acredite que sejam universais. Gráficos ou analogias podem ajudar a mostrar um ponto de vista, diz ela.
“Um dos melhores exemplos que já vi disso foi quando um executivo projetou sua apresentação anual de estratégia financeira para imitar um livro infantil”, comenta Han. “Mas não inclua detalhes estranhos que possam sair do assunto ou sobrecarregar o público. Se não for necessário para a conversa, mova-o para o final da sua nota”, sugere.
- Reduza a quantidade de esforço para o público:
Alguns pontos de atenção podem facilitar na comunicação, sobretudo em um contexto em que as pessoas são bombardeadas por e-mails e documentos o dia todo. Antes de enviar qualquer mensagem, Han aconselha:
Lembre as pessoas sobre o porquê do contato. Por exemplo, uma reunião;
Formate o e-mail para facilitar a leitura no celular. Escolha frases curtas com marcadores;
Nomeie os itens de ação, como “os próximos passos são…”, “o prazo é…”);
Se a mensagem exceder uma página, anexe um documento com todas as informações e use o corpo do e-mail apenas para fornecer destaques e tópicos.
- Mostre seu trabalho:
Ao tratar de assuntos potencialmente controversos, como alocação de recursos ou reestruturação de setores e departamentos, é importante conduzir os leitores através do seu processo de pensamento.
“Essa abordagem gera confiança e mostra às pessoas que você é minucioso, pode combinar várias perspectivas diferenciadas e pode fornecer um contexto importante quando se trata de grandes decisões”, justifica Han.
A especialista também recomenda pedir feedback e anotar as preocupações das pessoas.
- Escreva com precisão:
Alguns cuidados antes de clicar em ‘enviar’ vão ajudar a projetar uma impressão de presença forte e capaz em todos os aspectos do seu trabalho. Por isso, a especialista aconselha:
5.1 Verifique se há erros de digitação, gramática e consistência nos números;
5.2-Evite piadas e humor;
5.3- Desafie-se a remover o máximo possível de palavras, frases e até ideias inteiras e, depois disso, pergunte: “minha tese ainda está de pé?”.
